Contacts
Votre Carnet d'adresses sous MacOS

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Livré avec MacOS, "Contacts" est un outil précieux. Bien plus qu'un simple carnet collectant les noms et coordonnées de vos nombreux contacts, cette application fonctionne en symbiose non seulement avec de nombreuses applications, telles "Mail", "Messages", "Calendrier" ou "Plans" par exemple, mais ce carnet offre également de nombreuses autres fonctions souvent méconnues et pourtant fort utiles. Cela en fait un outil de communication hors pair.

Si vous avez un compte "iCloud", et bien "Contacts" se synchronisera automatiquement entre tous vos appareils, afin que vous puissiez accéder à vos fiches contacts depuis tous vos Mac et iDevices, ainsi que sur votre compte "iCloud" en ligne (voir astuce "iCloud" sur ce site). Dès que vous modifiez ou créez une fiche par exemple sur votre iPhone ou votre iPad, cette modification/création sera immédiatement répercutée sur votre Mac, et vice versa.

"Contacts" fonctionne également en symbiose avec les comptes "Yahoo!", "Gmail" et "Exchange". Par ailleurs, l'intégration avec Facebook, Twitter et LinkedIn est optimisée sous EL CAPITAN. Grâce à "Handoff", vous pouvez afficher un contact sur votre iPhone et passer l'appel depuis votre Mac.

"Contacts" vous permet de saisir les anniversaires lunaires. "Calendrier" les reconnaît également et les affiche aux côtés des dates grégoriennes correspondantes.

Voici une présentation des principales fonctionnalités de "Contacts", ainsi que quelques bonnes astuces.

 

Gestion des comptes dans "Contacts" - Présentation générale de "Contacts"

Comme je l'indiquais en préambule, "Contacts" permet de gérer différents types de comptes. En allant dans les "Préférences Système" / "Comptes Internet" vous pouvez vous configurer des comptes à utiliser avec l'application "Contacts".

 

Ainsi, si vous avez un compte "iCloud", vous pouvez cocher la case "Contacts" afin que vous puissiez utiliser un compte "iCloud" dans "Contacts". Si vous avez créé un compte "Yahoo!" ou "Gmail", vous pouvez également cocher la case "Contacts", ainsi tous vos contacts "Yahoo!" ou "Gmail" apparaîtront eux aussi dans l'application "Contacts". Si vous avez paramétré un compte Facebook ou LinkedIn, vous pouvez là aussi cocher la case "Contacts", afin que tous vos contacts Facebook et LinkedIn apparaissent eux aussi dans l'application "Contacts".

 

En allant dans les Préférences /Comptes de "Contacts" vous pourrez alors apercevoir les différents comptes que vous allez utiliser dans "Contacts". Pensez à bien cocher les cases "Activer ce compte" présentes dans tous vos comptes si vous souhaitez voir s'afficher ces comptes et les fiches contacts de ces comptes dans l'application "Contacts".

 

PS : Les boutons "+" et "-" situés en bas à gauche de la fenêtre "Comptes" permettent elles-aussi de créer/supprimer des comptes dans "Contacts".

 

 

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Si vous utilisez un compte "iCloud", le compte par défaut sera bien entendu ce compte "iCloud".

 

Tant que nous sommes dans les préférences de "Contacts", profitons en pour affiner le paramétrage de ces préférences. Outre la rubrique "Comptes", 3 autres rubriques sont également proposées :

 

Rubrique "Général"

Vous pouvez ici paramétrer l'ordre d'affichage du prénom (j'ai choisi "Après le nom de famille"), le tri de vos fiches (j'ai choisi "Nom de famille") et le format d'adresse (choisissez votre pays).

 

Bouton "Modèle"

C'est ici que vous allez définir votre fiche "modèle". Ainsi, toutes les nouvelles fiches que vous allez créer par la suite se présenteront au départ sous cette forme. Mais il vous sera bien entendu possible à postériori de modifier individuellement chacune de ces fiches et ainsi d'y ajouter ou d'y ôter un ou plusieurs champs d'informations, et ce à tout moment.

 

Servez-vous du menu déroulant "Ajouter un champ" et aussi des petits "+" verts et "-" rouges pour réaliser votre fiche modèle "sur mesure". Ajoutez tous les champs que vous souhaitez : le nom du chien, les pseudos, les mensurations de vos conquêtes etc...

 

 

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Bouton "vCard"

Une "vCard" est une fiche contact matérialisée sous la forme d'un petit fichier autonome que vous pouvez par exemple envoyer à vos contacts par Internet dans un email (on peut aussi se confectionner une signature sous forme de "vCard" dans "Mail" en glissant/déposant sa "vCard" dans la fenêtre de création de la nouvelle signature, ainsi tous vos correspondants recevront automatiquement votre "vCard" si vous choisissez cette signature) : ils auront ainsi toutes les informations contenues sur cette fiche.

 

Si vous recevez une "vCard", double-cliquez dessus : La fiche ira automatiquement s'insérer dans "Contacts".

 

Pour créer un tel petit fichier "vCard", glissez/déposez simplement une fiche depuis "Contact" vers le bureau. Vous obtenez alors un fichier comme ceci :

 

 

 

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Vous pouvez aussi sélectionner sur votre fiche personnelle les informations que vous souhaitez partager avec vos correspondants lorsque vous leur envoyez votre "vCard". Par exemple, vous pouvez n'envoyer que les coordonnées de votre travail et masquer les coordonnées de votre domicile.

 

Pour cela faites comme suit :

 

  • 1. Sélectionnez "Activer la fiche personnelle privée" dans cette fenêtre "vCard".
  • 2. Sélectionnez votre fiche dans "Contacts" et cliquez sur "Modifier" en bas de la fenêtre.
  • 3. Cochez seulement les cases correspondant aux données que vous voulez partager.
  • 4. Cochez "Exporter les remarques dans les vCards" pour envoyer le contenu de la zone "Remarque". Par défaut cette option n'est pas activée, par conséquent le contenu de la zone "Remarque" n'est pas envoyé.

    PS : Les "vCards" sont un format standard utilisable sur Mac, PC, etc...

 

Bien, maintenant que vos préférences sont entrées, à vous d'entrer toutes vos fiches. Et pour bien faire commencez par vérifier/modifier/compléter votre propre fiche (celle-ci figure en principe déjà dans le "Contacts"). Sélectionnez ensuite cette fiche (d'un seul clic) et allez dans le menu "Fiche" puis "Faire de cette fiche ma fiche personnelle".

 

 

 

Quand vous lancez l'application "Contacts", tous vos comptes apparaissent alors dans la colonne de gauche (1). Cette colonne permet également de créer et gérer les groupes et groupes intelligents (voir plus bas).

 

 

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2 = En sélectionnant un compte, un groupe ou un groupe intelligent, les fiches contenues dans ce compte/groupe s'affichent dans cette colonne.

3 = En sélectionnant une fiche dans la colonne 2, cette fiche s'affiche intégralement dans la partie droite de cette fenêtre.

4 = Ce bouton permet de créer une nouvelle fiche dans le compte/groupe sélectionné dans la colonne de gauche.

5 = Permet de lancer une conversation vidéo ou audio FaceTime avec le contact sélectionné (il faut bien entendu que ce contact dispose d'une webcam (pour la vidéo), d'un Mac sous OS X et d'un compte FaceTime).

6 = Ce bouton permet de modifier une fiche.

7 = Comme partout sous EL CAPITAN, ce bouton "Partage" vous permet de partager une fiche via email ou "Messages" par exemple.

 

 

 

Création de fiches, groupes et groupes intelligents

Création de fiches

Rien de plus simple :

 

  • Sélectionnez dans la colonne de gauche (1), le compte ("iCloud"/"Contacts (tous)"par exemple) ou le groupe dans lequel vous souhaitez créer une nouvelle fiche.
  • Cliquez sur "+" (4).
  • Une fiche modèle apparaît dans la partie droite de la fenêtre (3).
  • Remplissez-la. Ajoutez ou ôtez des champs d'informations le cas échéant.
  • Une fois la fiche remplie, cliquez sur "Terminé" qui apparaît en bleu en bas de la fenêtre.
  • La nouvelle fiche vient s'ajouter à "Contacts", vous pouvez la visualiser dans la colonne du milieu (2).

Pour modifier une fiche, sélectionnez-la dans la colonne 2 et cliquez sur "Modifier".

 

 

Création de groupes

Vous pouvez également vous créer des "Groupes". Les "Groupes" figurent eux aussi dans la colonne de gauche. Vous pouvez créer un groupe et y insérer des contacts pour vous aider à mieux organiser votre carnet d'adresses. Vous pouvez aussi envoyer un message à tout le groupe en adressant un message électronique au groupe dans "Mail".

 

Si vous n'avez pas encore créé de groupe, faites comme suit :

 

  • Cliquez sur le bouton "+" qui apparaît quand vous glissez le curseur de votre souris en regard du compte concerné (vous ne pouvez pas créer de groupes pour les comptes "Facebook" et "LinkedIn") dans la colonne de gauche (1).
  • Donnez un nom au groupe.
  • Sélectionnez une fiche dans la colonne du milieu et glissez/déposez-la dans le groupe ainsi créé (la fiche n'est pas supprimée de la liste source, elle est juste dupliquée).

 

"Contacts" vous permet d'insérer une même fiche dans plusieurs groupes, il n'y a aucun problème : Un contact peut en effet appartenir à plusieurs groupes et donc sa fiche sera visible (dupliquée) dans plusieurs groupes.

 

 

Création de groupes intelligents

Il est possible de créer des "Groupes intelligents" dans "Contacts" : Les "Groupes intelligents" sont des adresses de groupe que "Contacts" met automatiquement à jour avec de nouveaux contacts lorsque ceux-ci remplissent les critères que vous avez spécifiés pour ce groupe.

 

Par exemple, si vous créez un groupe intelligent pour tous les membres de votre club d'informatique en indiquant "informatique" dans le champ "Remarque" des fiches concernées, à chaque fois que vous ajoutez ou modifiez un contact et indiquez "informatique" dans le champ "Remarque", ce contact est automatiquement ajouté à votre groupe intelligent du club "Informatique".

 

Vous pouvez également, par exemple, créer un groupe intelligent qui intègrera tous les contacts habitant dans tel ou tel département (il faudra bien entendu que l'adresse précise soit indiquée dans les fiches concernées), ou dont le prénom est "Michel".....

 

Pour créer un groupe intelligent, procédez comme suit :

 

  • Cliquez sur le bouton "+" qui apparaît quand vous glissez le curseur de votre souris en regard de la rubrique "Groupes intelligents" dans la colonne de gauche (1) de "Contacts".
  • Une fenêtre pop-up apparaît vous permettant de paramétrer à votre convenance ce groupe intelligent. Vous pouvez bien entendu entrer plusieurs critères afin d'affiner la sélection des fiches devant s'intégrer automatiquement à ce groupe.
  • Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur "OK".
  • Le groupe intelligent ainsi créé s'ajoute automatiquement à la rubrique "Groupes Intelligents".

 

 

Quelques remarques importantes

  • Pour connaître le nombre de fiches dans tel ou tel compte ou groupe, glissez la barre d'ascenseur tout en bas de la colonne (2). Vous verrez alors apparaître le nombre de fiches.
  • Je vous conseille d'entrer les numéros de téléphone au format international (+33 et les 9 chiffres du numéro de téléphone sans le zéro de début), surtout si vous synchronisez "Contacts" avec votre iDevice, c'est plus pratique si on va a l'étranger.
  • Pour supprimer une fiche d'un groupe, sélectionnez le groupe en question dans la colonne (1), puis la fiche dans la colonne (2) et allez dans le menu "Edition" puis "Supprimer du groupe". La fiche ne sera pas supprimée de "Contacts", mais uniquement de CE groupe.
  • Si vous voulez supprimer tout un groupe, sélectionnez ce groupe dans la colonne (1) et sélectionnez le menu "Edition", puis "Supprimer le groupe".
  • Pour supprimer une fiche, sélectionnez-la dans la colonne (2) et allez dans le menu "Edition", puis "Supprimer une fiche".
  • Pour ajouter une photo d'identité à une fiche, sélectionnez-la dans la colonne (2) et allez dans le menu "Fiche", puis "Choisir une image personnalisée". Dans la fenêtre qui s'ouvre, glissez/déposez la photo du contact.
  • Passez le curseur à droite en regard de chaque donnée (e-mail, numéro de téléphone, adresse etc....) pour voir apparaître une petite icône bleue permettant d'envoyer directement un email, un iMessage, d'appeler etc....
  • Si vous êtes connecté sur Internet, sélectionnez une fiche dans la colonne (2) et dans la fiche visualisée à droite, cliquez simplement sur une rubrique grisée (par exemple "email principal", "Twitter", "Facebook" etc...)
    Un menu contextuel apparaît (voir ci-dessous). En fonction de la rubrique sélectionnée, vous accédez à un certain nombre de menus contextuels :



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Fonction localisation sur une carte

Sous EL CAPITAN, "Contacts" fonctionne en symbiose avec "Plans".

Si vous êtes connecté sur Internet, sélectionnez un contact dans la colonne (2) et dans la fiche visualisée à droite, cliquez simplement sur "Domicile" ou "Travail" devant les adresses de lieux.

Un menu contextuel apparaît et sélectionnez alors "Afficher dans Plans".

 

Vous pouvez également simplement passer le curseur de votre souris, à droite en regard d'une adresse, pour voir apparaître une icône bleue en forme de rond avec un trait bleu (voir ci-dessous). Un clic sur cette icône lance "Plans".

 

 

 

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"Plans" se lance et vous découvrez alors où se situe l'adresse de votre contact :

 

 

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Impression d'étiquettes, d'enveloppes, de listes ou d'un Carnet d'adresses de poche

"Contacts" permet d'imprimer des étiquettes. Les modèles d'étiquettes "Avery Standard", "Avery A4" et "Dymo" sont proposés avec de nombreux formats pour les deux premiers.

 

"Contacts" permet également d'imprimer des enveloppes, des listes de vos contacts et même un carnet d'adresses de poche.

 

Voyons comment, par exemple, imprimer des étiquettes : Vous pouvez en effet imprimer des planches d'étiquettes à partir des adresses de vos contacts. En achetant des planches d'étiquettes vierges auto-collantes 21x29,7 (ou autre) au format adapté, vous pourrez ainsi vous confectionner des étiquettes qu'il suffira ensuite de coller sur vos enveloppes ou vos plis. Bien pratique !

 

Voici comment procéder pour imprimer par exemple une planche d'étiquettes d'un de vos groupes :

 

  • Sélectionnez le groupe dans la colonne (1)
  • Allez dans le menu "Fichier" puis "Imprimer". Cette fenêtre s'ouvre :


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Toutes les adresses du groupe se transforment alors en étiquettes et apparaissent dans la colonne de gauche.

 

Vous pouvez éventuellement zoomer avec le curseur "Zoom" pour voir cela de plus près.

 

Paramétrez ensuite cette fenêtre comme bon vous semble :

 

  • Style : Choisissez "Etiquettes-adresses" si vous voulez imprimer vos contacts du groupe sous forme d'étiquettes. Choisissez "Liste", "Carnet d'adresses de poche" ou "Enveloppes" si vous faites un autre choix que les étiquettes.
  • Onglet "Disposition" :
    Page : Choisissez quel format d'étiquettes vous voulez (vous pouvez aussi "Personnaliser" un format).
    Taille : Choisissez "Millimètres" ou l'unité de mesure que vous voulez pour les données figurant en-dessous.
  • Onglet "Étiquette" : Choisissez ici ce qui doit figurer sur les étiquettes, comment les étiquettes seront triées (par nom ou code postal), la police, la couleur etc... Choisissez aussi le nombre de copies que vous souhaitez imprimer (nombre de "jeux" de planches).

 

Une fois le paramétrage terminé, cliquez sur "Imprimer". Vous voila muni de belles planches d'étiquettes autocollantes. Procédez de la même manière pour imprimer une liste, des enveloppes ou un carnet d'adresses de poche.

 

 

Quelques bonnes astuces

1 - Vous pouvez visualiser un contact dans une autre fenêtre. Cela peut s'avérer utile si vous souhaitez exporter une fiche unique de "Contacts" ou afficher plusieurs fiches simultanément. Double-cliquez sur un contact dans la colonne "(2) ou sélectionnez un contact et choisissez le menu "Fiche/Ouvrir dans une fenêtre distincte".

 

2 - Vous pouvez afficher en grande police et de façon temporaire les numéros de téléphone figurant dans "Contacts" pour les lire plus facilement au moment de les composer. Sélectionnez la fiche du contact dont vous souhaitez visualiser le numéro, puis cliquez sur l'intitulé (par exemple "Domicile") juste à côté du numéro, puis choisissez "Afficher en gros caractères" dans le menu contextuel qui s'affiche.

 

 

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